Zu Beginn des neuen Schuljahres (August/September) können sich Schülerinnen und Schüler für diesen Austausch bewerben. Um die endgültige Gruppe zusammenzustellen, werden Gespräche mit den Bewerbern geführt und Rücksprache mit den jeweiligen Klassenlehrern gehalten. Im Anschluss daran füllen die ausgewählten Bewerber sogenannte „matching forms“ aus, die detailliert Auskunft über die jeweilige Person geben. Daraus werden jene Informationen gewonnen, die nötig sind, einen möglichst passenden Partner in Australien zu finden. Ist dieser gefunden, beginnt der Kontakt per e-mail. In der Regel ist dies ab Dezember möglich, sodass genügend Zeit bleibt, um einander kennenzulernen.

Voraussetzung für die Teilnahme ist, dass sich die teilnehmenden Schülerinnen und Schüler verpflichten, einen australischen Gast aufzunehmen. Der 4 wöchige Aufenthalt besteht aus einem zweiwöchigen Schulbesuch der jeweiligen Partnerschule und das Verbringen der australischen „Osterferien“ mit der Gastfamilie. In der Schulzeit wird ein zweitägiger Ausflug für die Teilnehmer durch die Gastgeber organisiert. Hier haben die deutschen Schüler Gelegenheit, Victoria kennenzulernen u.a. die Great Ocean Road und andere markante Punkte.

Zur Vorbereitung des Austausches besuchen alle Teilnehmer einen regelmäßig stattfindenden Workshop, welcher in der AWS durch die Begleitlehrer angeboten wird.

Jeder Teilnehmer bereitet für australische Klassen ein Projekt (Gastgeschenk für die Austauschschule) vor, indem er Themen, die sich unmittelbar mit Deutschland befassen, dort präsentiert. Der Vortrag wird zweisprachig vorbereitet, um flexibel auf die jeweiligen Lerngruppen in Melbourne zu reagieren, denn der Kenntnisstand der deutschen Sprache ist sehr unterschiedlich. Die australischen Gäste bringen ebenfalls ein solches Gastgeschenk mit, wenn der Gegenbesuch ansteht.